Allgemeine Information für Aussteller

Brandschutzvorschriften

Termine und Ort

• Exkursionen
  Donnerstag, 19. März 2026.

• Vorträge und Ausstellung:
  Dienstag, 17. März 2026 + Mittwoch, 18. März 2026.

• Aufbau:
  Montag, 16. März 2026, ab ca. 16:00 bis 19:30 Uhr
  Liefereingang ins Foyer ist nur von 16:00 bis 18:00 Uhr geöffnet.

• Abbau:
  Mittwoch, 18. März 2026, ab ca. 17:00 bis 23:00 Uhr
  Liefereingang ins Foyer von 17:00 bis 19:00 Uhr geöffnet.

• Ort / Konferenzzentrum:
  The Westin Grand München
  Arabellastraße 6 · D-81925 München · Deutschland
  Tel. +49 (0)89 9264-0 · Fax +49 (0)89 9264-8509

WLAN

Im Konferenzbereich gibt es ein kostenloses WLAN über das Hotel.

Der Internetempfang im Ausstellungsbereich ist individuell per Handy mit LTE/4G nach unseren Messungen mit bis zu 87 Mbit/s Download und mit bis zu 43 Mbit/s Upload möglich.

Enthaltene Leistungen

Alle Flächen befinden sich ebenerdig, auf Ebene des Tagungsraumes und im direkten Pausen- und Kaffeebereich.

Es stehen Ausstellungsflächen mit einer Tiefe von 2 m und Gesamtfläche zwischen 4 bis
12 m² zur Verfügung. Die Mindestfläche ist 4 m².

• Standfläche für die Zeit von Dienstag bis Mittwoch
• Tisch (rechteckig 180 x 45 cm, Höhe 75 cm) + Stühle
• Strom (230V) und auf Anfrage evtl. auch Starkstrom (kostenpflichtig)
• Pausenverpflegung (4 Kaffeepausen und 2 Mittagessen) und ein Gala-Dinner am Dienstagabend
• Für eine Person je Aussteller besteht die Einladung zum Referentenempfang am Montagabend und für alle Personen, soweit veranstaltet und Plätze verfügbar, zum Kulturellen Abend am Mittwochabend sowie zu einer Exkursion am Montag
• Einlagen im Tagungsband (Weitere Information)
• Auslage von Prospektmaterial
• Nennung in der Einführungspräsentation

Teilnahme und Gebühren

Alle angemeldeten Aussteller sind zur vollständigen Teilnahme am Symposium berechtigt und können an allen Teilnehmeraktivitäten teilnehmen.
Ein Aussteller bekommt auf den normalen Teilnahmebeitrag einen Ausstellerbonus von 20% Rabatt, wenn mindestens 2 Aussteller an der Tagung teilnehmen.

Zusätzliche Auslage von Prospektmaterial

Prospekte oder Informationsmaterial können von Ausstellern kostenlos für je 1 Stapel A4 in einer zentralen Lage ausgelegt werden. Das gilt unabhängig von der jeweiligen Ausstellungsfläche. Bei Interesse melden Sie sich bitte. Für eine größere Fläche von 45 cm x 75 cm (entsprechend max. 4 Prospektstapel im Format DIN A4) wird eine Gebühr erhoben.

Information zu den Folien für den Einführungsvortrag

Aussteller können jeweils eine PowerPoint-Folie (vorzugsweise auf Englisch) mit ein paar erläuternden Sätzen für den Einführungsvortrag von Prof. Kleemann am Tagungsbeginn kostenlos zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie den Abgabetermin und weitere Details auf folgender Seite: Information zu den Folien für den Einführungsvortrag

Einträge und Werbung im Tagungsband

Im Tagungsband des IMPS wird ein Verzeichnis erstellt, in dem Sie als Aussteller neben der Firmenanschrift ein Prospekt oder Ihr Lieferprogramm in deutscher und englischer Sprache gebührenfrei auf 1 DIN A4 Seite (1-seitig oder 2-seitig) veröffentlichen können. Weitere Information, wie z.B. die Anforderungen an die Druckdaten und der Abgabetermin, finden Sie auf der Seite zu Inseraten im Tagungsband.

Vermietung von großen TV-Bildschirmen

Es besteht die Möglichkeit, große TV-Bildschirme von den IMPS Organisatoren zu mieten. Die Mietgebühr beinhaltet den Versand sowie den Auf- und Abbau für die Ausstellung. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite TV-Displays mieten.

Organisation der Ausstellung

PaCon Ltd. & Co. KG
Flurweg 15
82402 Seeshaupt
E-Mail: exhibition@pacon.de
USt.-ID: DE261820872

Ansprechpartner für die Ausstellung während des Symposiums

Dipl.-Ing.(FH) Michael Janiczek
E-Mail: janiczek@imps-management.de

Allgemeine Bedingungen für Aussteller

Aufbau-/ Abbauzeiten

Die Termine für Auf-/ Abbauzeiten müssen mit Herrn DI(FH) Michael Janiczek unter janiczek@imps-management.de abgestimmt werden.

Anlieferung von Material und Ausstellungsständen

Bei Anlieferungen über 1 Kubikmeter erwarten wir eine Abstimmung mit dem Hotel bzgl. der Anlieferzeit und -dauer. Bitte beachten Sie die regulären Anlieferzeiten: Montag bis Freitag 07.00 - 16.00 Uhr.

Parkplatz

Aufgrund begrenzter Parkplatzkapazitäten kann für LKW keine Parkmöglichkeit auf dem Hotelgelände gestellt werden.

Bewirtung

Das Mitbringen und Ausgeben von Speisen und Getränken (auch Alkoholika) ist vom Hotel aus grundsätzlich nicht gestattet.

Lagerung

Aufgrund begrenzter Lagerkapazitäten muss dem Hotel spätestens zehn Tage vor Anlieferung die geschätzte Lagermenge bekanntgegeben werden. Bei Verfügbarkeit wird ein separater, abschließbarer, kostenpflichtiger Raum zur Verfügung gestellt. Die Güter gelten nicht als eingebrachte Sachen und sind daher vom Aussteller zu versichern. Es kommt kein Aufbewahrungsverhältnis zustande. Mitgebrachte Gegenstände sind sofort nach der Veranstaltung zu entfernen.

Security

Der Aussteller hat selbständig für die Sicherheit von mitgebrachten Gegenständen zu sorgen.

Technische Anforderungen

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen dem Veranstalter rechtzeitig, jedoch spätestens zehn Tage vor dem ersten Aufbautag, die Anforderungen für Stromanschlüsse, Telefonleitungen usw. bekanntgegeben werden. Die Verwendung von eigenen technischen Anlagen durch den Aussteller, unter Nutzung des Stromnetzes des Hotels, bedarf der schriftlichen Zustimmung des Hotels.

Größe / Gewicht der Aufbauten

Der Aussteller hat zu beachten, dass bei einer Bodenbelastbarkeit des Congress Centers von über 250 kg/m² das schriftliche Einverständnis des Hotels vorliegen muss.

Reinigung / Müllentsorgung

Der Aussteller hat selbst Sorge dafür zu tragen, dass Verpackungen und Restmaterialien artgerecht bzw. vorschriftsmäßig entsorgt werden. Bei Bedarf stellt das Hotel kostenpflichtig einen Container zur Verfügung. Bei Nichtbeachtung werden dem Aussteller die anfallenden Reinigungs- und Entsorgungskosten in Rechnung gestellt.

Benutzung von Hubwagen

Nur nach Abstimmung mit dem Hotel ist die Benutzung von hotelfremden Hubwagen im Veranstaltungsbereich erlaubt.

Dekoration/Ausstellung

Dekorationsmaterial oder sonstige Gegenstände darf der Aussteller nur mit schriftlicher Zustimmung des Veranstalters und Hotels aufstellen und/oder anbringen. Sämtliche Materialien müssen den feuerpolizeilichen Anforderungen entsprechen. Die Verwendung von Klebstoffen, Klebestreifen, Möbelheftern, Nägeln, Schrauben usw. zur Befestigung von Materialien an Wänden, Bodenflächen oder Decken ist untersagt. Der Aussteller hat dafür Sorge zu tragen, dass die Fluchtwege entsprechend der gesetzlichen Auflagen freigehalten werden.

Beschädigungen / Versicherung

Der Aussteller hat dafür Sorge zu tragen, dass der Veranstaltungsort im einwandfreien Zustand hinterlassen wird. Sollten Beschädigungen eingetreten sein, sind diese dem Hotel unverzüglich zu melden. Der Aussteller haftet für alle eventuell auftretenden Schäden, auch für leichte Fahrlässigkeit. Das Hotel und der Veranstalter haften für abhanden gekommene bzw. beschädigte Gegenstände und sonstige Schäden nur dann, wenn der Verlust bzw. Schaden nachweislich durch eine dem Hotel oder Veranstalter zuzurechnende, vorsätzlich oder grob fahrlässig begangene Pflichtverletzung verursacht worden ist.

Foto- und Videoaufnahmen

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, während der Veranstaltung Film-, Bild- und Tonaufnahmen zum Zweck der Dokumentation oder für Eigenveröffentlichungen, insbesondere auch im Internet oder zu Werbezwecken, anzufertigen oder anfertigen zu lassen. Dies gilt auch für dabei aufgenommene Personen. Mit der Teilnahme an der Veranstaltung willigen Sie unwiderruflich in die Verwendung dieser Aufnahmen zu den genannten Zwecken ein, ohne Geltendmachung jeglicher Ansprüche. Hinweise zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung des Veranstalters unter paper-online.de/datenschutzerklaerung.

Fûr jegliche Foto-, Film- und Fernsehaufnahmen ist eine separate Drehgenehmigung durch das Hotel erforderlich. Das dazugehörige Formular kann über events.westinmunich@arabella.com angefordert werden und muss vom Veranstalter ausgefüllt und vom Hotel rückbestätigt werden, damit die Aufnahmen stattfinden können. Das erstellte Material darf einmalig zu dem geschilderten Zweck und ausschließlich in dem genehmigten Nutzungsrahmen verwendet werden. Das erstellte Material und etwaig daraus erstellte Beiträge sind eindeutig zu kennzeichnen und zu archivieren, so dass eine nicht von The Westin Grand München bzw. vom
Hotel genehmigte erneute Nutzung oder eine weitere Verwertung ausgeschlossen sind. Jegliche Weitergabe des erstellten Materials an Dritte sowie jegliche Nutzung und Verwendung über die genehmigte Form hinaus bedürfen der ausdrücklichen vorherigen schriftlichen Zustimmung der Direktion oder Pressestelle des Hotels. Es dürfen keine Aufnahmen in öffentlichen Bereichen (Lobby, Bar, Restaurant, Spa) gemacht werden, nur in den genehmigten Räumlichkeiten.